Verbeter het facturatieproces met onze vier tips

Een gestandaardiseerd factureringssysteem is noodzakelijk om de efficiëntie te verhogen en verspilling van kostbare tijd te verminderen. Het helpt bedrijven bij het beheren van de kasstroom en het focussen op andere aspecten dan facturen.

Bij gebrek aan een goed georganiseerd facturatieproces kunnen zich veel problemen voordoen, zoals dubbele rekeningen, betalingsachterstanden en onvoldoende financiële middelen. Als u deze fouten in uw bedrijf wilt voorkomen, dan hebben wij 5 tips die u helpen bij het optimaliseren van uw factuurverwerking om uw betalingen op tijd te krijgen.

Volg een vast factureringspatroon

Het opstellen van facturen op een geplande datum is voordelig voor u en uw klant. Op die manier voorkomt u om dubbele rekeningen te maken, zodat uw klant weet wanneer hij in de toekomst facturen kan verwachten. Blijf bij een specifieke dag van de week of maand en verstuur facturen op die dag. Het volgen van een gepland facturatieschema helpt u bij het inschatten van de betalingsprocessen en het opvolgen van de vorige facturen.

Verduidelijk de betalingsvoorwaarden van uw betalingen

Het vooraf definiëren van uw betalingstermijnen is een goede manier om de basis te leggen voor het aangaan van een zakelijke relatie. Een aantal klanten betalen structureel te laat, daarom helpt het vooraf specificeren van uw betalingsvoorwaarden u om sneller betaald te krijgen. Gebruik duidelijke en geen dubbelzinnige woorden om te onderhandelen over wat de vervaldatum is en wat de motivatie is om op tijd te betalen (bijvoorbeeld een korting van 1% op het totaalbedrag).

Maak gebruikersvriendelijke facturen

De meeste verwarring bij betalingen ontstaat door een gebrek aan toereikende informatie op de factuur. Om tijdige betalingen te vereenvoudigen, moet u ervoor zorgen dat de rekening alle benodigde informatie bevat om een betaling aan te vragen, waaronder de naam van uw bedrijf, het KVK-nummer, gegevens over de door u geleverde producten of diensten, het totale te betalen bedrag, de betalingsdatum en de betalingsvoorwaarden.

Accepteer meerdere vormen van betalingen

Wees flexibel in de soorten transacties die u accepteert om het voor de klant gemakkelijker te maken om te kunnen betalen voor facturen. Soms is de klant niet in staat om een rekening te betalen vanwege de stugge betaalmethoden die door de dienstverlener worden geaccepteerd. Zoek daarom naar andere manieren van betaling zoals PayPal, creditcards of bitcoin om ervoor te zorgen dat u op tijd wordt betaald.