Vandaag de dag vind je nog een hoop bedrijven die jaarlijks een enorme hoeveelheid papier gebruiken. Naast het feit dat dit een kapitaal aan papier en inkt kost, wordt vaak vergeten dat deze papieren opgeslagen of vernietigd moeten worden. Afhankelijk van de branche waarin een bedrijf opereert zijn er regels omtrent de bewaring van belangrijke documenten. Dit kan leiden tot volle archiefkasten of zelfs hele opslagruimtes. Een van de oplossingen is om alles op te slaan bij een extern bedrijf, gespecialiseerd in archiefbeheer. Papierloos werken is echter ook een mogelijkheid. Dit is wel een hele stap voor een bedrijf om naartoe te werken. In dit blog lichten we implementatie uit

Wat is papierloos werken precies?

Om te beginnen kijken we naar wat papierloos werken precies inhoudt. Dit is niet alleen alle belangrijke bestanden en documenten online opslaan. Het gaat om het volledig uitbannen van papier op de werkvloer. Denk daarbij aan alle documenten online opslaan, versturen en zelfs ondertekenen. Het kost nogal wat om dit te realiseren, zowel op het gebied van hardware en software.

Wat is er nodig om papierloos te gaan werken?

Zoals aangegeven is de omvorming van je bedrijf tot een papierloze organisatie een ingrijpende verandering. Dit kan daarom ook niet binnen een dag. Ten eerste moet de technische infrastructuur aanwezig zijn. Er is genoeg opslagcapaciteit nodig in de vorm van servers met harde schijven om alle gegevens op te slaan en over de gehele organisatie beschikbaar te maken. Daarnaast heb je een scanner nodig met voldoende functionaliteiten om alle documenten op de juiste manier te digitaliseren. Voor dergelijke toepassingen zijn ook softwarepakketten beschikbaar, waarbij je bijvoorbeeld documenten direct naar je mail in een PDF kunt laten scannen. Uiteraard heb je ook software nodig waarmee je documenten digitaal kunt ondertekenen.

Ten derde heb je een Document Management System nodig om het meeste voordeel te halen uit je papierloze onderneming. Met een goed ingerichte DMS minimaliseer je de tijd die er nodig is om documenten te kunnen vinden en te organiseren.

Zijn er nadelen van papierloos werken?

Papierloos gaan werken lijkt alleen maar voordelen te hebben. Goed voor het milieu, minder tijd kwijt met het zoeken van documenten en de documenten zijn beveiligd tegen meerdere vormen van schade en/of fraude. Er zitten echter ook nadelen aan. Naast de implementatie die niet altijd vlekkeloos verloopt, moet de werkwijze ook veranderen. Voor veel ondernemingen is er nog een starheid in hun manier van werken die dergelijke ontwikkelingen belemmeren. Op die manier kunnen projecten van deze omvang uitgroeien tot een enorme kostenpost, waarbij het maanden duurt voordat de werkwijze geld gaat opleveren.